Jeg er ute etter noen figurer som viser god og dårlig organisering av mapper på en server. Eksempelvis at det er bedre å ha få mapper rett på server X:, og at ting i stedet lagres i undermapper, og at navnene må gjenspeile innholdet slik at man skal kunne lete seg frem til informasjon fra toppen og nedover i et mappehierarki som vha. mappenavn er selvforklarende. Eksempelvis at det er dumt å ha 11 mapper rett på som heter
Fest og moro 2004
Fest og moro 2005
…
Fest og moro 2014
Men heller en mappe som heter Fest og moro, og så en undermappe for hvert av de 11 årene. Slik trenger alle som ikke leter etter Fest og moro-mapper bare å forholde seg til (og ignorere) en mappe, ikke til en for hvert år.
Noen som har noen gode, illustrative (og kanskje til og med morsomme) figurer for slike ting?
Javel? Dette er nytt for meg. Det er jo nettopp en struktur på mappene som trengs, og jeg ønsker å forklare for en gjeng med lite data-opplæring hvorfor ikke alle mapper bør ligge rett på roten. Det er ikke et tema å innføre andre systemer enn mapper.
Greia er vel også at det ikke finnes 11 mapper som heter Fest og moro 20xx. Neida, de heter gjerne
Fest 2008
Moro og fest 2009
Gøy 2010
Artig 2011
og sånn bortetter. :snill:
Jeg har laget en mappe som heter kan kastes, der putter jeg alt som sannsynligvis kan kastes. Det har nå ligget urørt i to år så da forsvinner det stille og rolig.
Obs: Det er ikke viktige filer type avtaler eller ordrer eller direkte kunderelatert.
Stakkars banana. Du får visst svar på helt andre spørsmål enn de du stiller. :knegg:
Ellers har Benmurphy selvsagt rett. Å bruke selve mappestrukturen for å finne filer er ofte dømt til å mislykkes. Det hadde vært bedre om alle filene hadde god metadata og man hadde et godt system for indeksering slik at gjenfinning var lett.
Vi har mappestrukturer for enkelte typer filer på jobben min. Det "systemet" råtner på rot og ligner ikke grisen. Jeg finner fram ved å søke. Litt av problemet er jo at det er vanskelig å se hvem som eier filer og hvem som har opprettet kataloger. I tillegg er det ingen som har overordnet ansvar for å fjerne gamle ting som ikke brukes mer. Dermed blir det et salig rot.
Hva med å bare opprette en haug med kaotiske mapper slik det har blitt foreslått i denne tråden? Og så komme med gode forslag på løsninger og blant annet bør inneholde forslag til standardiseringer av mappestrukturer og mappenavn?
Jeg er i utgangspunktet enig med deg, men samtidig uenig. Det er slik at folk fungerer ulikt. Noen bruker kun søkefunksjon, og er derfor avhengig av metadata/gode søkefunksjoner for å finne igjen det de leter etter. Andre liker oppslag, sekkekategorier, datoer og eksakte filnavn. Mens jeg husker et eksakt bilde, kan huske omtrentlig dato og så lete i månedsmappen - husker mannen min hvem som var på bildet og hvor det blir tatt.
Utfordringen er å kombinere alt dette. Spørsmålet mitt blir derfor - hvorfor en slik filstruktur? Hva ønsker du å oppnå?
At det er mulig å finne den informasjon som bør være tilgjengelig for alle.
Men det var strengt tatt ikke råd om organisering jeg spurte etter. :knegg: Det blir mappestruktur, og det blir informative mappe- og filnavn. Jeg var på jakt etter en illustrasjon som viste gode og dårlige eksempler. Hvis svaret er at slikt finnes ikke, ja da får jeg lage det sjøl.
Må det være figurer/bilder? Hvis det er relativt lite datakyndige personer som skal forstå nødvendigheten av logisk lagring, så kanskje det kan hjelpe å forklare det med noe de bedre kan relatere seg til?
Hvis man har 800 dokumenter i en stor kasse, og skal finne ett spesifikt dokument, så kan det ta veldig lang tid. Har man derimot dokumentene organisert i forskjellige hyller for hvert tema/avdeling/whatever så begrenser det dokumentene man trenger å lete gjennom, og dermed også tiden det tar å finne riktig dokument. Har man så dokumentene satt inn i permer, logisk inndelt, tar det kortere tid å finne det du leter etter. Har man i tillegg klinket til og satt inn skilleark i permene med tydelige beskrivelser, så vil det ta betraktelig kortere tid å finne riktig dokument. Selvfølgelig forutsatt at dokumentene i permene holdes sortert riktig, og ikke det opprettes flere permer med liknende grupperinger, for da vil antall permer man må lete gjennom øke igjen.
Eller noe i den duren? :vetikke:
Eventuelt understreke poenget ved å ha med en plastkasse full til randen av papirer. :knegg:
Hvis man klarer å få forklart det uten å høres belærende og nedlatende ut, da, det er kanskje ikke så lett.
Jeg har mye erfaring med å (nesten daglig) forklare søk-og-lagring og andre datarelaterte oppgaver til en eldre kollega som jobbet på data hele dagen, hver dag, men likevel var så redd for datamaskinen at han trodde at han kunne komme til å slette hele serveren hvis han f.eks. lagret et dokument i feil mappe. :humre: Jeg fant ut at for ham så hjalp det ham ofte til å forstå sammenhengene og hvordan ting fungerte hvis jeg klarte å forklare det ved hjelp av andre, ikke datarelaterte, ting som han hadde mer erfaring med og var mer trygg på.
Jeg blåser i om folk leser dokumentene, men de skal være tilgjengelige. Skjema, maler, beskrivelser, alt som man kan trenge. Ting jeg vil være sikre på at når frem til folk sender jeg med e-post.
Slik at de, istedenfor å gå til serveren for å finne oppdatert brevmal bruker den du sendte dem for et par måneder siden og lagret på Skrivebordet på sin egen pc?
Nei. Ikke i det hele tatt. Hvis de trenger en brevmal ligger den kun på serveren og der skal de klare å finne den - men det forutsetter naturligvis at de forstår selv at de trenger brevmalen. Hvis det er info som jeg vil at de skal lese her og nå, og ikke bare lete opp hvis de trenger det, så sender jeg informasjon i e-post hvor jeg forteller at oppdatert versjon er lagt der den hører hjemme på serveren. Alternativt legger jeg også dokumentet med til informasjon.
Jeg er allerede overrasket over folk, men det til side: jeg mente at de får ta ansvaret selv - jeg gidder ikke å passe på dem. Jeg tilrettelegger, også har de et selvstendig ansvar for hva de gjør.
Jeg så nå at du hadde skrevet dette lenger oppe. Vi er nok veldig langt fra hverandre i tenkemåte her. Det er helt uinteressant for meg å kontrollere om de andre leser det som ligger på serveren, virkelig. Det er ting som produktblader for materialer vi bruker, ferielister, skjema for leie av tilhenger, småprogrammer som brukes i daglig drift. Det er slett ikke noe mål at folk skal lese disse dokumentene for å lese dem - de skal ligge der på et sted som man enkelt kan finne frem til for de som ønsker å finne frem til det når de faktisk har bruk for det.
Argh, jeg er arkivar og yrkesskadet. Jeg grøsser når jeg hører at ting bare skal ligge i en mappestruktur på serveren, og ramler om i krampegråt når noen snakker om å sende kopier internt. :D
Det jeg lurer på med serveren er slike ting som om fila er skrivebeskyttet? Hvem har ansvaret for vedlikehold? Hva om den fila trengs om fem år, er den fortsatt lesbar? Men klart, det kan fungere på et vis om man må. Så nei, jeg er overhodet ikke brukanes til noe fornuftig her, sorry.
Ellers har Nyx et godt forslag til hvordan du kan illustrere at en god mappestruktur er bedre enn fullstendig ville vesten.
Hvis serveren er noe alle har tilgang til, kan du sende dem link til dokumentet i steden for en kopi, slik at de får med seg eventuelle oppdateringer (og det tar mindre plass totalt sett, vi betaler for lagringsplassen vi bruker nemlig).
Jeg pleier egentlig å sende en link, ikke selve dokumentet. Egentlig. Jeg synes det er ryddigere og som du sier unngår jeg ekstrakopier i hytt og pine. Men folk her har en tendens til å lagre kopier i hytt og pine uansett, fordi det har vært et salig kaos på serveren. Jeg tror at jeg har fått ryddet i dette. Foreløpig.
De tingene jeg har ansvar for skrivebeskytter jeg i den grad jeg mener det er nødvendig. Men klart, dette er anarki på mange måter. Det finnes knapt noen ledelse, mange av oss har i praksis ingen leder, IT-ansvarlig finnes ikke (fordi det settes lik utgift), personalsjef eller ligenende har vi ikke, ingen administrativ medarbeider av noe slag. Så da ble det til slutt sånn at den som ble mest frustrert over mangelen på system ønsket å gjøre noe med de innenfor de rammer som finnes. Der er vi nå.
Som arkivar ville jeg ikke ønsket å forholde meg til bare server med mappestruktur, jeg ville hatt et lag oppå det, som dokuwiki e.l., noe er nevnt i tråden allerede. Du er selv inne på dette med overmapper og undermapper, som
Fest_og_moro
Fest_2014
:
Nøyaktig hvilke vil avhenge av hva dere driver med, hvor mange dokumenter dere lager og/eller bruker i løpet av et år, antall ansatte osv. Tenk nøye igjennom og gjerne i grupper slikt som mappenavn, filnavn, tegn som (ikke) er lov i filnavn og mappenavn (nevnt tidligere i tråden også), hvem som har ansvar for lagring, skrivebeskyttelse og slikt. Dokumentèr hva dere kommer fram til, utpek en ansvarlig for å opprettholde systemet. Det blir vel deg det?
Det tar tid å sjekke at filer lagres der de skal og heter det de skal, så vurder om det er verdt det, eller velg ut bestemte filer/typer dokumenter hvor det er viktig at regimet følges. At de riktige avtalene er korrekte og tilgjengelig på noe annet format enn papir hele levetiden er vel et slikt område. Om det er andre ting er helt avhengig av hva dere driver med, lover og regler, eierinteresser og whatnot.
Lurer på om jeg ikke skrev om dette til en kunde en gang. Hvis hodet er på plass senere i dag kan jeg finne notatet og sende det til deg.
Er det noe problem med diverse tegn og mellomrom i filnavn hvis man forutsetter ren bruk av Windows Explorer?
Ha ha, command line har ingen (utenom meg) hørt om i dette firmaet en gang. Muligens de to som er aktive gamere, da. Men det er ikke en aktuell problemstilling for å si det sånn. Vi er der at et av frustrasjonspunktene er at enkelte medarbeidere ikke klarer å bruke Windows Explorer, selv ikke hvis de får oppgitt full adresse til et dokument (eks. L:\hovedmappe\undermappe\filnavn.ext).
