Jeg jobber i en bedrift meg mange titalls ansatte, hvorav et par titalls på kontoret. Vi har med ujevne mellomrom møter. Sporadisk skriver en av ingeniørene referat. Dette var i starten notater til vedkommende selv, som plutselig ble forlangt utlevert som offisielt referat. Disse referatene har utviklet seg til lange norskstiler som mangler det vesentlige, nemlig hvem som har ansvar for oppfølging av de enkelte sakene.
Jeg vet at mange (ingeniør)bedrifter benytter en slags skjematisk referatmal med kolonner for hvem som har ansvar, tidsfrister, hva som skal gjøres osv, og som oppdateres og endres fra det ene møtet til det neste. Har noen av dere noe tips, forslag, eksempel på slikt? Alt informasjon tas i mot med takk, jeg sparrer gjerne og er veldig lærevillig her.
Jeg blir gal hvis jeg ikke få innført noe som virker i denne bedriften, som ledelsesmessig er helt utdatert.
Jeg jobber ikke i ingeniørbedrift, men skriver mange møtereferat. Nøkkelen til gode referat, mener jeg, er å fatte seg i korthet - og få med hva som ble bestemt/vedtatt og hvem som skal gjøre det. Jeg har noen møter der jeg bruker HUKI:
Hovedansvarlig
Utfører
Konsulteres
Informeres
Det synes jeg er en god måte å synliggjøre den videre prosessen og plassere ansvar. Der det er naturlig skrives det inn en tidsplan eller mål frem til neste møte. I store prosjekter vedlegges oppdatert ganntdiagram etter hvert møte.
Jeg synes også nøkkelen er god forberedelse til møtene. La oss si sak 34/2015 er en sak om bruk av ladeplasser på jobben. Da ligger det vedlegg med informasjon om regelverk, bakgrunn for saken og forslag til vedtak. I den grad dette blir vedtatt/ikke vedtatt på møtet så henvises det til innkallingens vedlegg (som også legges ved referatet) for bakgrunnsinfo og kun selve vedtaket (med eller uten endringer)/ eller kort begrunnelse for avslag ligger i referatet.
Her jeg er er det stor forskjell på det vi kaller referat (og som vi ikke bruker hos oss) og vedtaksprotokoll (som vi bruker). Det brukes samme skjema til innkalling/ dagsorden og protokoll. Dvs man kopierer innkallingen og skriver referatet inn i den.
Sekretæren legger inn innkallingsdokumenter i mappen (se under) på de aktuelle datoene for seksjonsmøter. Dette er definert 6 mnd på forhånd (fordi det må bookes møterom uansett, men også fordi man da kan sette opp temaer til møter litt fram i tid, og holde av plass til emner, så og si.)
Vedtaksprotokollen her inneholder
Navn (egentlig initialer...) på alle som jobber i enheten og som skal være tilstede på møtet (ligger inne i skjemaet)
hvem som ikke er tilstede,
hvem som er møtereferent (det går på omgang. Hvis noen ikke er tilstede når de skal referere, er det deres tur når de er tilbake igjen. Dette er sjefen nøye på. Ellers blir det de samme - sorry - som alltid har "møtekollisjon" når de skal referere)
Dagsorden. I Dagsorden kan man melde inn saker man ønsker å få diskutert på møtet etter avtale med leder. Når man har klarert med leder går man selv inn og skriver punktet i aktuelt møteinnkallingsdokument.
I protokollen noteres eventuelle oppfølgingspunkter for hvert punkt på dagsordenen og hvem som har ansvar, eventuelt frist for gjennomføring.
På serveren har vi en egen mappe for møter, og under der dette møtet (som hos oss er seksjonsmøtet). Dok. legges her i et fast datooppsett slik at de legger seg med innkalling, protokoll, innkalling, protokoll i kronologisk rekkefølge. Innkallingen har dato som dok.tittel, når man skriver referat lager man en kopi og setter "referat" til slutt i tittelfeltet.
vi distribuerer ikke dokumenter, heller ikke på epost. Hver enkelt har ansvar for å gå inn og hente innkalling og ta ut kopi om det trengs før møtet, og ansvar for å gå inn og sjekke referat ved behov.
Å ha en ryddig agenda er en god start for å få et referat som faktisk kan brukes. Hos oss har vi flere som er veldig flinke til å holde gode møter, og det er ganske høy bevissthet rundt dette - heldigvis, for vi har mange møter som er avgjørende for å få gjort det vi skal.
Vi starter møtene med HØRA, som er forkortelse for Hensikt, Ønsket Resultat og Agenda. Det er bare et minutt eller to der den som har kalt inn forteller hvorfor møtet holdes og hva vi ønsker at møtet skal munne ut i (eks. "vi ønsker å bli enige om en fremdriftsplan for denne oppgaven"), og så blir agendaen gått raskt gjennom. På slutten av møtet samler møteleder trådene, oppsummerer om vi har nådd ønsket resultat, hva dette ble og hvem som er ansvarlig for hva, og tar en runde med evaluering av møtet. Igjen, bare et minutt eller to.
Referatmalen vår har en tabell med en linje for hver sak, der kolonne 1 er "Nr.", kolonne 2 er "Sak og konklusjon" og kolonne 3 er "Ansvarlig og tidsfrist".
Takk for gode og informative svar så langt, dere. Det er nok det du, Charlie, kalle vedtaksprotokoll jeg er ute etter. Den bør inneholde
Dato / type møte
Tilstede
Ikke tilstede
Referent
Også en tabell som sier
Sak nr. ---- Sak/konklusjon ------ Ansvarlig ------ Tidsfrist/avsluttet
Jeg ser for meg at innkalling til neste møte bør inneholde protokoll fra forrige møte og at avsluttede saker luker ut hvor hver gang. Akkurat dette er jeg usikker på. Vil det fungere tro?
